Ihre Daten gehören auf Ihren Server
Sie mieten heute Software, die Sie nicht kontrollieren, in einem Rechenzentrum, das Sie nicht kennen, zu einem Preis, den ein anderer festlegt. Es geht auch anders — und zwar ohne dass Ihre Leute anders arbeiten müssen.
- entfällt
- Deutschland
- jederzeit
- keine
Warum das Thema gerade auf den Tisch kommt
Der Preis steigt, die Nutzung nicht
Microsoft hob zum 1.7.2026 weltweit die Preise an: Business Basic +16,7 %, Business Standard +12 %, Frontline-Pläne bis +33 %. Bezahlt wird zunehmend für KI-Funktionen — bei rund 30 Mio. Copilot-Seats Ende Juli 2026 lag die wöchentliche Nutzung laut einem intern zitierten Memo bei 20 bis 30 %.
Der Zugriff lässt sich nicht ausschließen
Der US CLOUD Act verpflichtet amerikanische Anbieter zur Herausgabe von Daten, auch wenn diese in europäischen Rechenzentren liegen. Vor dem französischen Senat räumte Microsoft ein, einen Zugriff von US-Behörden auf EU-Daten nicht garantiert ausschließen zu können. Der EuGH kippte 2020 mit Schrems II den Privacy Shield.
Die Mehrheit will da raus
87 % der befragten Unternehmen nennen digitale Unabhängigkeit ein zentrales Ziel, 89 % sehen sich von importierter Technologie abhängig. Das Vertrauen in die USA fiel binnen zehn Monaten von 51 % auf 38 %. Das ist keine Nische mehr, sondern Mehrheitsmeinung im Mittelstand.
Was rausfliegt — und was stattdessen läuft
Nicht alles auf einmal. Wir fangen dort an, wo der Schmerz am größten ist, und arbeiten uns durch. Jede Zeile funktioniert für sich; keine zwingt Sie zur nächsten.
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Ordner, Freigaben, Versionierung und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten im Browser. Der Desktop-Client synchronisiert wie gewohnt.
SharePoint, OneDrive, Dropbox, Google Drive
Nextcloud Hub mit Collabora Online
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Eigener Mailserver mit Spamfilter, geteilten Kalendern und Adressbüchern. Outlook, Apple Mail und Thunderbird sprechen weiter dieselben Protokolle.
Exchange Online, Google Workspace
Mailcow, Nextcloud Groupware
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Räume, Direktnachrichten, Dateiaustausch und Gruppenanrufe. Ende-zu-Ende-verschlüsselt, föderierbar, kein Preis pro Kopf.
Microsoft Teams, Slack, Zoom
Matrix mit Element, Nextcloud Talk
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Angebot, Auftrag, Lager, Fertigung, Rechnung und Auswertung in einem System. Inklusive XRechnung, ZUGFeRD und Peppol.
Dynamics 365, Sage, Excel-Insellösungen
ERPNext
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Stammdaten, Zeiten, Urlaub, Reisekosten, Onboarding. Abgerechnet wird weiter in Ihrer Steuerkanzlei.
Personio, HR-Insellösungen
Frappe HR mit DATEV-Übergabe
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Chat mit den eigenen Angeboten, Verträgen und Aufträgen. Läuft auf Ihrer Hardware oder im deutschen Rechenzentrum.
Microsoft Copilot, ChatGPT im Graubereich
Lokale Open-Weight-Modelle mit RAG
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Netzlaufwerke, Benutzerverwaltung und Single Sign-on. Snapshots auf Dateisystemebene statt Wiederherstellungspunkt-Roulette.
Windows Server, Azure AD
Linux mit Samba, LDAP oder Authentik, ZFS
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Digitale Signatur und Ticketsystem, beides selbst gehostet. Läuft bei uns produktiv, nicht nur auf dem Papier.
DocuSign, Zendesk
Documenso, Peppermint
Alle genannten Systeme betreiben wir selbst produktiv — Nextcloud, Mailcow, Matrix, Documenso und Peppermint laufen auf unserer eigenen Infrastruktur, nicht nur in Präsentationen.
Die Rechnung, die jedes Jahr wiederkommt
Lizenzkosten pro Kopf enden nie und steigen, wenn der Anbieter es entscheidet. Rechnen Sie nach, was allein die Bürosoftware in fünf Jahren kostet — Ihre Fachsoftware ist da noch nicht dabei.
Listenpreise je Nutzer und Monat, Stand 1.7.2026, ohne Umsatzsteuer und ohne Partnerrabatte. Bei monatlicher statt jährlicher Zahlung kommen 5 % obendrauf.
- 560 €
- 6.720 €
- 33.600 €
Dagegen steht bei uns eine Betriebspauschale, die nicht mit der Kopfzahl wächst.
Ehrlich gerechnet: Der Betrag verschwindet nicht, er wird ersetzt. Statt Lizenzen zahlen Sie Betrieb — dafür wächst die Rechnung nicht mit jedem neuen Mitarbeiter. Unter etwa 15 Arbeitsplätzen lohnt sich der Wechsel meistens nicht, und das sagen wir Ihnen dann auch.
Vier Umstiege, die dokumentiert sind
Nicht als Beweis, dass es bei Ihnen genauso läuft — Verwaltungen sind keine Handwerksbetriebe. Aber als Beleg, dass die Größenordnung machbar ist und die Zahlen geprüft wurden.
Schleswig-Holstein
Kabinettsbeschluss vom 3.4.2024. Ende 2025 wurde auf nahezu 80 % der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung mit LibreOffice gearbeitet, zuvor waren fast 44.000 Postfächer auf Open-Xchange migriert. Einsparung 2026: über 15 Mio. € Lizenzkosten gegenüber rund 9 Mio. € einmaliger Migrationsinvestition.
Dänemark
Das Digitalisierungsministerium löste Office 365 ab Juli 2025 durch LibreOffice ab, Kopenhagen und Aarhus zogen nach. Aarhus senkte die Jahreskosten einer Abteilung von 800.000 auf 225.000 DKK. Die anfangs gemeldete Umstellung auf Linux wurde später relativiert — gesichert ist der Office-Wechsel.
Frankreich
Die Gendarmerie betreibt seit 2008 GendBuntu, im Juni 2024 auf 97 % der Arbeitsplätze. Ersparnis rund 2 Mio. € pro Jahr bei etwa 40 % geringeren Gesamtkosten. Die Verwaltungsbehörde DINUM leitete im April 2026 eine regierungsweite Open-Source-Direktive ein.
Bund
Nextcloud läuft im ITZBund für rund 300.000 Nutzer der Bundesverwaltung. Die BWI GmbH schloss im April 2025 einen Rahmenvertrag über sieben Jahre mit ZenDiS über openDesk.
Was Ihre Leute nicht merken
- Outlook, Apple Mail und Thunderbird bleiben nutzbar — es sind dieselben Protokolle.
- Netzlaufwerke bleiben Netzlaufwerke, mit denselben Ordnern und Rechten.
- Word- und Excel-Dateien bleiben Word- und Excel-Dateien. Collabora öffnet sie.
- Der Steuerberater arbeitet weiter mit DATEV und merkt nur, dass die Daten sauberer ankommen.
- Mailadressen, Domains und Telefonnummern bleiben unverändert.
Was wir vorher sagen, nicht hinterher
- Teams hat kein exaktes Gegenstück. Matrix und Nextcloud Talk können das Meiste, sehen aber anders aus und heißen anders.
- Wer Excel-Makros und Power-BI-Berichte gebaut hat, muss sie neu bauen.
- Die ersten Wochen kosten Aufmerksamkeit. Schulung ist Teil des Festpreises, aber Zeit müssen Ihre Leute mitbringen.
- Einzelne Fachverfahren setzen Windows oder eine bestimmte Cloud voraus. Die klären wir im Audit — und manche bleiben dann eben.
- Sie haben danach einen Dienstleister statt eines Konzerns. Das ist ein Vorteil und ein Risiko zugleich; wie wir das absichern, steht auf Über uns.
Wie ein Umstieg abläuft
Sechs Phasen, Parallelbetrieb, Rückfahrkarte — und was Sie an Zeit einplanen müssen.
Wer es danach betreibt
Updates, Backups mit Restore-Test, Reaktionszeiten, AVV und die Exit-Klausel.
Der größte Brocken: das ERP
ERPNext ersetzt Insellösungen und Excel — und bringt die E-Rechnung gleich mit.
Erst schauen, dann entscheiden
Das Prozess-Audit ist der erste Schritt: Wir nehmen Ihre Abläufe auf, prüfen die E-Rechnungs-Lage und rechnen den Fünf-Jahres-Vergleich mit Ihren Zahlen. Festpreis, angerechnet bei Beauftragung.